[초생산성 스토리 텔링] STEP 2. 잘라내라

4장. 제거하기 - '아니오' 근육을 키워라

 

우리는 왜 거절을 잘 하지 못할까? 대부분은 용기가 부족하기 때문이다.

갈등이 벌어지는 것을 꺼리고 다른 사람을 실망시키는 데 죄의식을 느끼며, 새로운 기회를 놓치게 될까 봐 걱정한다.

이유가 무엇이든 우리는 편안한 마음으로 '아니오'라고 말 할 줄 알아야 한다.

 

가장 중요한 게 무엇인지를 유념하는 것이 거절을 하는 요령이다.

지금까지 우리는 각종 노력을 통해 자신의 '왜'를 알아냈다. 이제는 그 '왜'를 늘 자신의 눈앞에 둬야 한다.

 

핵심적이라고 할 수 없는 제안들을 거절하고, 진작부터 우리의 시간과 에너지를 갉아먹어 온 중요치 않은 업무들을 제거해야 하는데, 그렇게 할 용기를 소환하는 것이 어려운 일임은 분명하다.

 

우리는 선택해야한다. 그런데, 좋은 것과 나쁜 것 사이에서 선택을 하면 되는 게 아니라, 좋은 것, 더 좋은 것, 더욱더 좋은 것, 즉 경쟁적 기회들 사이에서 선택을 해야하는 경우가 많다.

 

트레이드 오프 관계의 이치를 이해하고 나면 거절해야 할 필요가 있을 때 거절을 하는 것이 한결 수월해진다.

 

이제 우리는 어떤 기회와 마주쳤을 때 그 기회를 수락함에 따라 잃게 되는 것이 무엇인지 곰곰이 생각해보기만 하면 된다.

필수적이지 않은 일들을 잘라내고 나면 정말로 중요한 일에서 활약할 수 있는 여유가 생긴다.

 

현재 자신이 하고 있는 일에 갇여 있다고 느끼며 너무나도 싫증이 난 상태면서도 변화로 인해 삶이 불안정해지는 것이 싫어서 변화를 추구하지 않는 사람이 허다하다.

 

그렇기에 우리는 '안 할 일 목록'을 쓰면서 하지 않을 일을 쳐내야 한다.

 

재치있게 거절 할 수 있는 5가지 팁

1.자신의 자원이 한정돼 있다는 사실을 인정한다.
쓸 수 있는 양이 정해져 있으니 고레버리지 업무들에 배정하는 것이 바람직하다.

2.나를 정말로 필요로 하는 사람과 아닌 사람을 구별한다.
누구에게나 문을 활짝 열어 두는 태도는 이론상으로는 좋아 보이지만, 여러분 자신의 일을 끝내는데 방해가 될 공산이 아주 높다. 정말로 여러분의 개인적이고 직접적인 관심이 필요한 사람을 우선 만나야 한다.

3.내 스케줄표가 나 대신 거절하게 하라
트레이드오프 관계에 있는 것이 무엇인지 따져 본 뒤, 낸스케줄표가 나 대신 거절하게 한다.

4.다른 사람의 요청에 전략적으로 대응하라
우리가 시간을 요구받을 때 써야하는 대응전략 : 긍정적단언 전략 → 책참조(160pg)

5.오해받을 수 있다는 사실을 받아들인다.
공감의 마음을 담아 공손하게 답장을 보내는 데, 거절 의사도 다시 한 번 밝힌다. 나 자신이나 가족처럼 인생에서 가장 중요한 사람들은 실망시키지 않도록 해야 한다.

 

충분히 쉬고 자유시간의 이점을 취할 수 있도록 스스로 허용할 때라야 최고의 아이디어와 최고의 수행력으로 무장할 수 있다.

 

갈망영역 밖의 업무에 NO라고 말하는 것은 일말의 죄책감이나 부끄러움도 느낄 필요가 없는 일이다.

 

5장. 자동화 하기 - 등식에서 빠져나와라

생산성을 극대화하고자 한다면 우선 자신이 주의를 쏟아야 할 대상과 그렇지 않은 대상을 확실히 구분해야 한다.

 

자동화의 네가지 종류

1. 자기자동화
2. 템플릿 자동화
3. 과정 자동화
4. 기술 자동화

 

자기 자동화

최우선 순위 업무를 한결 쉽고 효율적으로 완수하도록 도와줄 루틴, 리추얼, 습관 같은 것들이 필요한다.

(리추얼 : 정해진 순서에 따라 규칙적으로 수행하는 행동패턴)

 

리추얼이 좋은 이유 세가지

1. 창조력을 해방시켜준다.
2. 일을 더 빨리 처리할 수 있다.
3. 우리의 실수를 바로잡아준다.

 

네가지 기본 리추얼

1. 아침 리추얼
2. 저녁 리추얼
3. 업무 시간 리추얼
4. 업무 종료 리추얼

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템플릿 자동화

이미 있는 것을 다시 만드느라 시간을 낭비하지 마라.

한 번 문제의 해결책을 찾았으며 그 내용을 흘려보내지 말고, 필요할 때마다 클릭 몇번으로 바로 이용할 수 있는 형태로 만들어 두도록 하자.

ex) 이메일 템플릿

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과정 자동화

작업 지첨서는 일련의 업무에 관해 훨씬 상세하고 구체적으로 쓴 문서이다.

이 설명서들에는 누구든 지시를 충실히 따르기만 하면 목표에 도달할 수 있도록, 과정의 각 단계가 꼼꼼하고 자세하게 기술돼 있다.

 

과정 자동화의 과정

1.발견 - 그 일에 대해 전혀 모르는 사라을 위해 작업 지침서를 만든다고 가정한다.

2.문서화

3.최적화 - 제거할 수 있는, 간소화 할 수 있는, 순서를 바꿔야 하는 단계를 찾아보기

4.테스트 - 스스로 자신의 실험 대상이 돼보기

5.공유

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기술 자동화

기술을 이용하는 주된 이유는 자동화이다. 힘들고 반복적인 업무들을 컴퓨터 프로그램이 대신 처리해 준다면 그 시간에 다른 문제들을 해겨하는 데 집중할 수 있다.

 

절대 특정 어플리케이션과 결혼하지마라. 언제든 더 나은 ,더 효율적인 어플리케이션이 나타나면 그것으로 갈아탈 수 도 있다고 염두에 둬야 한다.

 

자신에게 필요한 툴이 '어떤 종류의 툴'인지 주안점을 둬야 한다.

 

작가가 추천하는 생산성을 높여줄 네 종류의 기본 어플리케이션 

1. 이메일 필터링 소프트웨어
2. 매크로 프로세서
3. 단축키 지원 소프트웨어
4. 스크린캐스트 유틸리티

 

더 쉬운 방법이 있을 텐데. 라는 생각이 든다면, 분명히 있을 것이라고 믿고 찾아 나셔야 한다.

 

6장 위임하기 - 나 또는 더 나은 나를 복제하라.

제거하기와 자동화하기를 통해 미처 할 일 목록에서 없애지 못한 업무들을 처리하는 방법을 배울 것이다.

인생에 만족감과 행복도를 높일 수 있는 쉽고 단순한 비법은 '시간을 사는 것'이다.

 

위임을 하면 스트레스를 받거나 내키지 않는 일이 줄어드는 데다, 자신의 스케줄에 대한 통제력이 회복되기 때문에 삶의 행복도가 올라간다.

 

돈을 써서 시간을 사는 것은 삶에 대한 더 큰 만족으로 이어진다.

 

위임을 하는 것이 전략적으로 현명하며 조직 차원에서도 건강한 일이다.

 

위임받은 사람이 따라잡을 수 있을 때까지 업무 진행 속도가 늦어지는 건 사실이지만, 장기적으로 볼 때 다른 사람을 신뢰하고 훈련시키면 우리는 갈망 영역에서 더 많은 시간을 보낼 수 있게 된다.

 

 

재정 자원을 아끼려는 마음을 내려놓자. 어떻게 하는지보다는 무엇을 하는지에 집중을 해야 할 것이다.

어떤 것을 위임할까?

 

우선순위1. 고역 영역

가능한한 빨리 다른 사람에게 넘기는 것이 좋다.

실제로 누군가의 갈망 영역이 나의 고역 영역 활동들로 꽉꽉 채워져 있을 수도 있다.

진짜 오만함은 좋아하지 않는 일을 위임하는 것이 아니라, 내가 좋아하는 일은 다른 사람도 좋아하고 내가 싫어하는 일은 다른 사람도 싫어한다고 여기는 것이다.

 

우선순위 2. 무관심 영역

열정이 없는 일을 계속하면 열정이 있는 일에 쏟아야 할 에너지마저 소진된다.

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우선 순위 3. 산만영역

나는 이 일에 얼마나 열정적인가? 일단 발전 영역에 집어 넣은 뒤 갈망 영역으로 이동시킬 수 있을 만큼 실력이 느는지 지켜볼 가치가 있나? 스스로에게 질문하자.

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우선순위 4. 갈망영역

자신이 무리 없이 처리 할 수 있는 수준 이상으로 많은 업무가 갈망 영역에 남아 있는 경우다.

 

어떻게 위임할까?

보통 우리는 다른 사람에게 업무를 넘기고 지시 사항을 알려주고 나면, 위임에 필요한 일을 다 했다고 생각하고, 이제 그 사람의 노력에 따른 성과를 취하기만 하면 되는줄 안다.

하지만 그렇지 않다. 위임은 절차에 따라 행해야 하며, 우리의 시간을 투자해야 하는 일이다.

우리의 목표는 아무리 세심한 주의가 요구되는 일일지라도 믿고 맡길 수 있는 열정적이고 능숙한 팀원을 양성하는 것이다.

그리고 이는 상대방이 나를 신뢰하며 기술을 습득할 수 있도록 내가 상대방을 상세히 안내할 때라야 가능하다.

 

위임의 절차 7단계

1. 무엇을 위임할지 결정한다.
2. 가장 적절한 살마을 선택한다.
3. 업무절차에 관해 전달한다.
4. 필요한 자원을 제공한다.
5. 위임수준을 확실하게 정한다.
6. 운신의 여지를 줘라
7. 때때로 점검하고 피드백을 제공하라

 

위임의 다섯레벨

 

1레벨 위임

담당자가 더도 말고 덜도 말고 딱 내가 요구하는 만큼 업무를 완수해 주기를 바라는 것이다.

 

2레벨 위임

담당자가 해당 사안을 검토 및 조사한 뒤 그 결과를 나에게 보고하도록 하고 싶을때 하는 것이다.

 

3레벨 위임

담당자에게 문제 해결 과정에 참여하며 스스로 움직일 여지를 더욱 많이 준다.

 

4레벨 위임

담당자가 선택안들을 평가하고, 스스로 결정하고, 결정을 실행한 뒤, 그렇게 했다고 나에게 보고하기만 하면 된다.

 

5레벨 위임

결정 권한까지 떠나보내며 사실상 프로젝트 또는 업무의 전 과정을 다른 사람에게 넘기는 것이다.

사람들은 종종 자신이 직접 처리하는 편이 빠르고 수월하다며 위임을 하지 않는다. 그 생각도 맞다. 위임의 절차와 레벨을 안내하며 다른 사람에게 어떤 일을 가르치는 것보다 내가 그 일을 한 차례 완수하는 것이 훨씬 쉽다.

 

하지만 문제는 대부분의 업무가 일회성이 아니라는 사실이다.

 

시간은 고정돼 있다. 그러나 우리는 시간을 더 살수 있다. 위임을 해야하는 까닭과 그 방법을 이해하기 전에는 최우선 순위 과제와 소중한 인간관계, 핵심 프로젝트 등 정말 중요한 것들에집중하는 자유를 얻지 못할 것이다.